В отдельных случаях разрешается знакомить с личным делом

Статья Персональные данные сотрудников органов внутренних дел, ведение их личных дел и документов учета сотрудников 1. В федеральном органе исполнительной власти в сфере внутренних дел, его территориальных органах, подразделениях ведутся личные дела, документы учета сотрудников органов внутренних дел, банки данных о сотрудниках и гражданах, поступающих на службу в органы внутренних дел, содержащие персональные данные сотрудников, сведения об их служебной деятельности и стаже службы, а также персональные данные членов семей сотрудников и граждан, поступающих на службу в органы внутренних дел. Условия передачи персональных данных сотрудника третьей стороне устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации. В личное дело сотрудника органов внутренних дел вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и увольнением со службы и необходимые для обеспечения деятельности федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, его территориального органа, подразделения. Руководитель федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел или уполномоченный руководитель по межведомственным запросам руководителей иных государственных органов направляет им расчет выслуги лет, копию послужного списка, заключение по результатам последней аттестации и иные характеризующие служебную деятельность сотрудника органов внутренних дел документы и информацию при его поступлении переводе на службу работу в соответствующий государственный орган, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

Содержание:

• Порядок ведения личных дел. Формирование личного дела работника
• Документы в личных делах располагают. Какие документы должны быть в личном деле работника
• Обложка личного дела в соответствии со стандартом
• Дело № 33-3475/2014
• Правила и рекомендации ведения личных дел
• An error occurred.
• Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

Порядок ведения личных дел. Формирование личного дела работника

Порядок ведения личного дела в году Обложка личного дела в соответствии со стандартом Горячая линия 8 смотреть видео Обложка личного дела должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ В разделе представлен образец обложки личного дела работника и дано подробное описание.

Дата актуализации: Полезная информация Описания Конструктор документов Кадры Кадровые документы Прочие Обложка личного дела Личные дела работников оформляются специальным образом и относятся к документам по личному составу. Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата обычно 4 x 6 см.

Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Копии документов выписки перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

Важно Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку. При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел например, приобрести несгораемые шкафы.

Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел. На практике часто возникает вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом?

В соответствии с Законом N ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя. В соответствии со ст. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности: выписки копии из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. Документы о прекращении трудового договора. Формирование личного дела Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов.

Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель.

В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. Правила формирования личного дела на сотрудника Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы например, при болезни одного из них, увольнении должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных. При работе с кадровой документацией следует прежде всего соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения.

Приказы распоряжения по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в кадровой службе, а не в бухгалтерии или службе ДОУ. Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции привычке мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Оформляем дела на постоянное хранение Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу. Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Тема: правила ведения и хранения личных дел Хранение личных дел Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке папке-регистраторе , на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель.

Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут не включать документы временного срока хранения — справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.

Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Также не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела.

Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются. Оперативное хранение личных дел Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге журнале учета личных дел. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные. Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждыми работниками этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Ранее при СССР для этого была принята такая форма, как личное дело работающего.

За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше? В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего. Для указанной госслужба категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы.

Эта база информации — личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить.

Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных. Для частных структур и ИП Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести.

Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения личное дело , а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах. Оформление и структура личного дела Все дела сотрудников оформляются по общему образцу.

Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного муниципального архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение.

Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки — просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место. Что отображает титульный лист В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование если есть — еще также сокращенное выдавшей личное дело структуры. Далее строчки отводятся для названия подразделения отдела , где трудится данное лицо.

Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме.

Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения. Что содержит папка с делом? В архивных учреждениях по-прежнему действует положение ГОСТ о предоставлении личных дел строго в обложках из картона.

Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела. Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период а именно — 75 лет. Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Документы в личных делах располагают. Какие документы должны быть в личном деле работника

Лист ознакомления с личным делом: образец Анкета работника для личного дела образец Оформление работодателем личного дела является обязательным в отношении работников, занятых в различных органах государственной муниципальной власти. По общему правилу особенности оформления личных дел работников, в том числе и то, как оформляется анкета работника для личного дела образец данной формы , устанавливаются соответствующими государственными органами власти. Указом Президента РФ от При этом сама форма личного дела сотрудника, количество разделов в ней и другие особенности могут устанавливаться соответствующими ведомственными актами например, Приказ Минюста России от

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела. Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть: - литерные и пропущенные номера; - наклеенные листы если их нет, ставится прочерк ; - номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

Обложка личного дела в соответствии со стандартом

Документы об образовании, квалификации и наличии специальных знаний. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Свидетельство о заключении брака, рождении детей. Справка о доходах с предыдущего места работы. Содержать персональную информацию могут также: приказы по личному составу, личная карточка работника, докладные и аналитические записки, материалы служебных проверок и расследований, иные документы, представляемые работником справки, резюме, грамоты и др. Обратите внимание! Поскольку личные данные носят конфиденциальный характер, работодатель не может требовать от работника представления информации, которая касается третьих лиц. Таким образом, под обработкой персональных данных подразумеваются любые действия, производимые с персональными данными.

Дело № 33-3475/2014

Владивостока Приморский край Ленинский районный суд г. Владивостока Приморского края в составе: председательствующего судьи Пасешнюк И. В обоснование заявления, с учетом дополнений после оставления заявления без движения, Ковтун В. Однако указанная инструкция, утвержденная приказом МЮ РФ от

Порядок ведения личного дела в году Обложка личного дела в соответствии со стандартом Горячая линия 8 смотреть видео Обложка личного дела должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ В разделе представлен образец обложки личного дела работника и дано подробное описание. Дата актуализации: Полезная информация Описания Конструктор документов Кадры Кадровые документы Прочие Обложка личного дела Личные дела работников оформляются специальным образом и относятся к документам по личному составу.

Правила и рекомендации ведения личных дел

Судья: Мельничук О. Томске делопо заявлению Каткова А. Томска от 29 августа года. Заслушав доклад судьи Кущ Н.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебный роман 1 серия (комедия, реж. Эльдар Рязанов, 1977 г.)

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

An error occurred.

.

.

Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

.

.

.

.

.