Как правильно подшить документы для сдачи в архив

Как правильно сшить документы для архива Как правильно сшить документы для архива Передача документов подразумевает выполнение целого ряда действий, в том числе — сшивания документов. Эта процедура регламентируется законодательством о делопроизводстве, она должна выполняться по определённым правилам. Наши специалисты выполнят работу качественно и быстро, строго соблюдая при этом все нормативные требования. Документы, которые нужно подшивать В соответствии с отраслевым законодательством необходимо подшивать все документы, в состав которых входит более двух листов. Из этого правила есть исключение: можно не подшивать те документы, которые не будут передаваться на архивное хранение.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела

Содержание:

• Как сшить документы для архива
• Как подшивать документы
• Как правильно сшивать документы?
• Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс
• Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
• Как подшить лист к прошитому
• Оформление дела
• Как правильно сшить документы для сдачи в архив?

Как сшить документы для архива

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи.

Оформление обложки документа. Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, то есть не менее 25лет. Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить: Нумерацию листков в деле.

Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе. Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение. Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более листов, то необходимо разделить его на несколько томов.

Каждый том подшивается. Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа. Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они тома нумеруются каждый отдельно. Обложку оформляют следующим образом: Указывают название организации или учреждения. Срок хранения. Наименование дела. Немаловажно соблюдать некоторые требования.

Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним. Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.

Это первая и последняя даты документов. Также указывается срок хранения: постоянный или определенный. Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости.

Например, устав, протоколы, планы. Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь: Подготовка для сдачи в налоговую Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде. Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Рекомендуем другие статьи по теме.

Как подшивать документы

Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ. Общегосударственные нормативно-методические документы по делопроизводству не содержат требования о печатании документов постоянного срока хранения на одной стороне листа. Ответить С. Киноварова 15 02 Здравствуйте.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи.

Как правильно сшивать документы?

Как это сделать? Разбираемся в вопросе. Делопроизводство и документооборот — достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Как изменить профиль работы? Вопрос Как правильно сшить документы личные дела и т. Каким гостом руководствоваться? Ответ Ответ на вопрос: Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату.

Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Статьи Как сшить документы для архива В результате деятельности любой организации формируется некоторый объем документации, который, по истечении определенного времени, необходимо сдать в архив, при этом каждый документ обязательно должен быть прошит. Основные правила архивной обработки дел Профессиональная прошивка документации не только существенно облегчает ее хранение и транспортировку, но и является своеобразной гарантией сохранности архивируемых документов. Подготовка Прежде всего необходимо правильно подготовить документ, который предназначен для сдачи в архив, а именно: предусмотреть наличие с левой стороны листа свободного поля 2, см ; составить опись всех подшиваемых документов; пронумеровать все листы документа; освободить листы от скрепок и скоб.

Аннотация то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе. Данные ответственного лица — составителя подшивки. При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно.

Как подшить лист к прошитому

.

.

Оформление дела

.

Как правильно сшить документы для сдачи в архив?

.

.

.

.